בדרך כלל מגיעים למצב בו ישנם בעיות בגביית דמי וועד הבית וכן בתפקוד תחזוקת השטחים המשותפים, ואז מתחילים רעיונות לגבי הפעלת חברת ניהול במבנה כדי שמצד אחד יפתור את בעיית הגביה של דמי וועד הבית, ומצד שני יתחזק את המבנה בצורה מיטבית.
נכון, זה הוא החלום הטוב של רוב וועדי הבתים, אך לא תמיד מתגשם ובחלק מהמקרים המצב נעשה גרוע יותר, זה הוא תחום לא מפוקח שמתנהלים בו גם חברות לא ראויות.
אם חשבתם שבעיות הגביה, התחזוקה והשקיפות של מה נעשה בכספכם ייעלמו עם המעבר לניהול על ידי חברת ניהול זה לא בטוח שיקרה.
השאלה מתי זה כלכלי לבניין, תמיד מרחפת כשדנים בנושא ותהיינה דעות לכאן ולכאן על ידי הדיירים ואפילו בקרב מומחים בתחום.
אם החלטתם לנהל את המבנה, ממה אתם צריכים לחשוש, איך מתנהלים מול חברת הניהול ומה הוא הסכם ניהול טוב.
האם חברת ניהול מייתרת את וועד הבית?!
חברת הניהול אינה מיתרת את וועד הבית, וועד הבית צריך לפקח עליה אחרת זה יהיה בלגן אחד שלם כול דייר ימשוך לכיוונו את חברת הניהול ואין זרוע מכוונת מצד אחד ומצד שני לא בטוח שחברת הניהול מבצעת את תפקידה, לא הכול הוא ניקיון וריח טוב בחדר המדרגות ולפעמים בחדר האשפה, ישנם בניינים שצריך הרבה יותר מכך ולפעמים וועדי הבתים לא יודעים אפילו מה הם צריכים לדרוש מחברת הניהול ולכן רצוי להתייעץ עם יועץ אחזקה בלתי תלוי כדי להבין איך להתמודד מול חברת הניהול ומה לדרוש ממנה.
השיקול הכלכלי מיידי לא תמיד נכון האם לבחור בוועד או חברת ניהול, ישנם מקרים שאכן יש וועד בית פעיל ועושה את מלאכתו נאמנה ולפעמים וועד הבית מה לעשות, עם כול הרצון והכוונות הטובות לא מצליח (יש מצבים שחברת הניהול תהייה יקרה יותר מפעילות וועד בית רגילה מה שקורה ברוב המקרים, ולפעמים חברות הניהול מצליחות עקב פעילות גלובלית גם להוזיל עלויות), בכול מקרה במגדלי מגורים שבהם ישנם מערכות מודרניות מחיבות הפעלת חברת ניהול מיומנת.
דעתי היא במקום שוועד הבית אינו מצליח לתפקד כראוי יש להפעיל חברת ניהול ( לא משנה מספר הדיירים במבנה ) משתי סיבות, אחת כדי לתת אחזקה וניהול נכון ומתאים למבנה ולא משנה גודלו, והסיבה השנייה ולא פחות חשובה היא לשמר את ערך הבית, בית לא מתוחזק ולא מנוהל כראוי יפגע בערך הנכס כשתרצו לממש אותו או להשכירו מלבד העובדה שהחיים בנכס כזה אינם נעימים.
היתרון הגדול של חברת הניהול הוא בכך שוועד הבית מתנהל מול גורם אחד שמפעיל או עובדים שלו או קבלני משנה לביצוע העבודות השותפות כמו, ניקיון, גינון, החלפת נורות, טיפול בנזילות, הצפות ועוד.
לחברת ניהול קל יותר וזריז יותר להתנהל מול עובדם וקבלנים שהיא מפעילה ולפעמים אף יכולה להוזיל עבודות מכך שהיא מספקת עבודות רבות לקבלנים וכוח המיקוח שלה גדול משל וועד הבית, אך יש לשים לב גם שעלויות נמוכות מידי יכולות להניב עבודות בהתאם ואז יצאנו בהפסד.
בהרבה פעמים במיוחד במבנים עם מערכות מודרניות ומערכות בטיחות וועד בית רגיל לא ידע מה צריך לבצע ומתי, לחברות ניהול טובות יש את הידע והיכולת לטפל או להפעיל קבלנים בתחום כדי לתת מענה הולם הן לתפקוד המערכות כשצריך אותן והן לרגולציה הנדרשת.
אני לא רואה יתרון גדול לחברת ניהול בכך שהיא תיכנס למיקוח עם הדיירים לגבי האם תיקון מסוים שייך לוועד הבית או לדייר מסוים, זה יכול להוביל לחוסר שביעות רצון מחברת הניהול בין אם עמדתה נכונה ובין אם לא וכן לוויכוח בין הדיירים במידה שוועד הבית מתערב, כאן היתרון הגדול של יועץ אחזקה חיצוני בליתי תלוי שיכול לייעץ ולהוות בורר בנושא.
לחברת הניהול בעיקרון קל יותר לגבות את את דמי הניהול מאשר לוועד הבית וכן קל לה יותר להתנהל משפטית מול סרבני תשלום אך היא צריכה לבצע זאת בתאום עם וועד הבית.
ישנה דרך נוספת כיום לגביית דמי הניהול וזה על ידי חברות חיצוניות שעוסקות בגביה ופותרות את וועד הבית מההתנהלות בנושא או חברות שמפעילות תכונות לניהול וועד בית ותחזוקה שעוסקות גם בגביית הכספים.
הנזק שיכול להיגרם לבניין בסופו של דבר מתחזוקה לקויה ואי ביטוח המבנה או ביטוח חלקי, יבוא מכיסם של הדיירים. אם מדובר בנזילות מהגג או בבעיות בצנרת ועוד.
ממה להיזהר לפני שסוגרים חוזה עם חברת ניהול:
את ההחלטה להפעיל חברת ניהול או לבטל את הפעלתה יש לקבל בכינוס של הדיירים וברוב הקבוע בחוק.
במגדלי מגורים חדשים ברוב המקרים העריות מחייבות את הקבלן או היזם בחברת ניהול מטעמו כדי שבניין יתוחזק, לפעמים מדובר בחברת ניהול השייכת לקבלן ולפעמים מדובר בשיתוף פעולה בין הקבלן והיזם אך זה תמיד חברת ניהול מטעם.
בחלק מהמקרים חברת הניהול מפרישה כספים לקבלן יזם ובחלק מהם אף מגלגלת את ההוצאות של בדק הבית והתחייבויות שונות של הקבלן בחוזה המכר שאמורות להיות על הקבלן לחברת הניהול ומיקרת בכך את דמי הניהול וחוסכת מהקבלן את עלות התיקונים, מצב זה לא תקין ויש לוודא שהוא לא קורה.
בדרך כלל הקבלן ישחיל את חוזה הניהול בתוך חוזה המכר או במקביל אליו וכן יקבע את סכום הניהול בטענה שמדובר בחוזה אחיד לכול הדיירים, אכן החוזה אמור להיות אחיד לכול הדיירים אך יש לוודא מה התכולה שלו והאם זה מה שהדיירים רוצים ושאינו חוזה כובל.
יש להתעקש עם הקבלן יזם להקים וועד בית ולצאת במשא ומתן מול חברת הניהול המוצעת ולהשוות לחברות אחרות, רצוי להתייעץ עם יועץ אחזקה לבתים ומבנים ועורך דין בלתי תלויים כדי להגיע להסכם האופטימלי האפשרי.
את זמן החוזה יש לקצוב לתקופה בכדי לקבל תנאים טובים יותר אך להשאיר נקודת יציאה פעם בשנה כדי ליצור לחץ על חברת הניהול שיבצעו את עבודתם נאמנה וכן שלא יהיו דמי ביטול בחוזה.
יש לקבל מהקבלן תכניות עדכניות והוראות אחזקה לאחר הביצוע ובחתימת היועצים מתכננים שהקבלן עבד אתם על תאימות הביצוע לתכנון, מסמכים אלו ילוו את הבניין לאורך כול חייו ויהיו בסיס לתחזוקה נכונה וכן במקרה של שינויים.
לחוזה גם אמור להיות מפרט אחזקה מחייב שתכולתו תהייה בהתאם למה שמותקן במבנה וחברת הניהול אמורה להכין רשימה מדויקת למערכות וכן לגבי האחזקה שלהם ושל המבנה בכללותו תוך תאום עם וועד הבית.
בשלב זה רצוי שוועד הבית יסתייע ביועץ תחזוקה שיוודא שכול מה שאמור להיות מתוחזק אכן יופיע בחוזה ושלא הוכנסו לחוזה דברים שלא אמורים להיכלל בו כדי לנפח עלויות.
יש לוודא עוד בחוזה וכן לבקש את העתק הביטוח שחברת הניהול ביצעה למבנה ולבדוק אותו מול יועץ ביטוח, לוודא שהוא מכסה את הנדרש הן מחוות מעבידים, צג ג', ונזק למבנה אחרת יכול הדבר ליפול על וועד הבית והדיירים בו כטביעת נזיקים או כנזק שצריך לתקן.
יש לוודא בחוזה שהחברה לא תיתבע את וועד הבית בכול מיקרה שלא יהיה ולשקול גם לבצע ביטוח רשלנות לוועד הבית כדי שלא יהיה מחויב בטעויות שהוא עלול לבצע גם מצד הדיירים.
לפני חתימת החוזה יש לבדוק גם את הרקורד של חברת הניהול, מה הוותק שלה ומה הניסיון של הדיירים בבניינים אחרים, האם ישנם תביעות מול החברה ומה מצב האיתנות הפיננסית שלה יש גם לוודא שבחוזה יהיו סנקציות במידה והחברה לא עמדה ביעדים ולשקול גם סוג מסוים של ערבות כספית מהחברה.
יש לוודא שחברת הניהול תעסיק אך ורק קבלנים מורשים במבנה בעלי רישום מתאים ושכול העובדים גם של חברת הניהול וגם של הקבלנים הם מיומנים ועברו את כול ההכשרות הנדרשות כולל בטיחות ועבודה בגובה.
מהאמור מעלה אנחנו למדים שוועד הבית אינו מיותר והוא אמור ללוות את הבניין ואת חברת הניהול לאורך כול הדרך, כדי להשיג תוצאות טובות יותר ניתן לשכור שרותים של יועץ תחזוקה לבתים ומבנים כדי לפתור בעיות ספציפיות או כדי לעזור לוועד הבית בהתנהלות ובבקרה מול חברת הניהול.